Politique de confidentialité

Dernière mise à jour: 16 janvier 2025

Responsable de la protection des renseignements personnels: Myriam Plamondon ([email protected]) 

 

Afin de protéger vos renseignements personnels, nous nous engageons à respecter:

  • les règlements applicables des ordres professionnels directement liés aux services que nous offrons (notamment l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec et l’Ordre des psychologues du Québec)
  • la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

 

Renseignements recueillis

Nous pouvons recueillir, entre autres, les renseignements personnels suivants:

  • Nom, prénom, date de naissance, adresse résidentielle, numéros de téléphone, sexe et courriel.
  • Informations liées à votre situation personnelle, votre fonctionnement psychologique, votre santé et votre travail.

Nous ne considérons pas comme des renseignements personnels les informations relatives à l’exercice d’une fonction au sein d’une organisation (ex. : nom, poste, adresse professionnelle, courriel et numéro de téléphone du lieu de travail).

 

Vos renseignements peuvent être recueillis ou utilisés aux fins suivantes :

  • Prestation de services professionnels personnalisés
  • Validation de votre identité
  • Amélioration de nos opérations et services
  • Marketing et développement des affaires
  • Recherche scientifique (avec consentement préalable et optionnel)
  • Conformité aux exigences légales et réglementaires

Nous limitons la collecte aux renseignements strictement nécessaires aux fins déterminées. Ces informations sont obtenues directement auprès de vous ou des organisations clientes via des formulaires, documents, courriels, tests et/ou échanges (téléphoniques, virtuels ou en personne).

 

Stockage et protection des renseignements personnels

Nous prenons des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables pour conserver et protéger vos renseignements en fonction de leur sensibilité. Ces mesures incluent:

  • Accès restreint en fonction du rôle
  • Protection par mot de passe
  • Double authentification
  • Utilisation de plateformes sécuritaires (ex. l’environnement Microsoft 365)
  • Destruction sécuritaire des renseignements devenus inutiles

Conformément aux exigences de nos ordres professionnels, nous devons conserver certains de vos renseignements personnels dans un dossier. Celui-ci est conservé pendant au moins cinq ans suivant la prestation des services.

Nous anonymisons ou pseudo-anonymisons les autres renseignements lorsque possible. Ils sont détruits de façon sécuritaire lorsqu’ils ne sont plus utiles aux fins prévues.

Vos renseignements peuvent être stockés ou traités à l’extérieur du Québec ou du Canada, selon les services offerts et les solutions technologiques employées (ex.: Microsoft 365). Leurs politiques et obligations légales ou règlementaires peuvent être différentes. Toutefois, nous évitons de faire appel à des fournisseurs ayant des exigences de sécurité et de confidentialité peu exigeantes.

 

Accès aux renseignements personnels

Nous ne partageons pas vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement, sauf dans les situations suivantes:

  • Obligations légales ou réglementaires
  • Services fournis ou facilités par des partenaires, fournisseurs ou sous-traitants, qui respectent des obligations strictes de confidentialité.

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à nos employés, partenaires, fournisseurs ou sous-traitants si nécessaire pour fournir les services demandés et aux fins énoncées. Nous formons nos collaborateurs ayant accès à vos renseignements sur leur protection. Nous tenons un registre des incidents impliquant des renseignements personnels et signalons les incidents à la Commission d’accès à l’information, conformément à la loi.

 

Demandes et plaintes relatives à la protection des renseignements personnels

Vous pouvez refuser de fournir certains renseignements personnels ou retirer votre consentement à ce que nous les utilisions ou les transmettions aux tiers que vous avez autorisés, sous réserve des contraintes légales ou contractuelles applicables. Cependant, cette décision pourrait limiter notre capacité à fournir certains services.

Sous réserve de toute restriction légale, réglementaire ou contractuelle, vous pouvez consulter, faire corriger ou détruire les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Pour ce faire, présentez votre demande par écrit à la personne responsable de la protection des renseignements personnels, Myriam Plamondon, à [email protected]

Nous traiterons votre demande dans un délai maximal de 30 jours à compter de la date de réception. Des frais pourraient être exigés pour traiter votre demande. Si notre réponse est jugée insatisfaisante, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information.

Dans certaines circonstances, par exemple pour des raisons légales ou de sécurité, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés.

 

Mise à jour de la politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique en tout temps. Les modifications sont publiées sur notre site Internet. En utilisant nos services à la suite de la publication des modifications apportées, vous acceptez ces modifications.

 

Responsable de la protection des renseignements personnels: Myriam Plamondon (Propriétaire de l’entreprise)

Pour toute question ou demande concernant cette politique ou la protection de vos renseignements personnels, contactez Myriam Plamondon à [email protected]

Nous analyserons votre demande et y répondrons dans un délai de 30 jours.

 

Ressources utiles